Інструменти для фасилітаторів: ТОС (теорії обмежень Еліягу Голдратта)
Теорія обмежень (ТОС), розроблена Еліягу Голдраттом, є потужним інструментом для управління бізнес-процесами, що допомагає виявляти та усувати "вузькі місця" або обмеження в системі, які стримують її ефективність.
ТОС широко використовується для оптимізації виробничих та операційних процесів, однак її принципи можуть бути надзвичайно корисними і для фасилітаторів, які працюють з командами, допомагаючи організовувати групові дискусії та приймати важливі рішення.
У цій статті розглянемо ключові інструменти ТОС, які фасилітатори можуть використовувати для покращення командної роботи та підвищення результативності процесів.
1. Діаграма "Хмара" (Конфліктна Хмара)
Опис інструмента:
Діаграма "Хмара" — це інструмент для виявлення та вирішення конфліктів у команді.
Вона дозволяє виявити суперечливі цілі або обмеження, що заважають руху вперед.
"Хмара" допомагає визначити центральний конфлікт та знайти компроміс або рішення, яке задовольнить усіх учасників.
Як використовувати:
Фасилітатор може використовувати цей інструмент для ідентифікації конфліктів під час групових обговорень або стратегічного планування.
Створюється схема з двох протилежних бажань учасників, і проводиться аналіз їхньої базової потреби. У результаті команда може спільно знайти рішення, яке не призводить до компромісів, але усуває конфлікт.
Приклад:
При впровадженні нового проєкту команда маркетингу може прагнути швидкого виходу на ринок, тоді як команда розробників бажає витратити більше часу на тестування продукту.
Використовуючи діаграму "Хмара", фасилітатор допоможе знайти спільне рішення, яке врахує потреби обох сторін.
2. Діаграма Прориву (Future Reality Tree)
Опис інструмента:
Діаграма Прориву допомагає змоделювати бажану реальність, коли обмеження або вузьке місце вже усунуто.
Цей інструмент дозволяє бачити, які зміни необхідно внести, щоб досягти поставленої мети.
Діаграма використовується для прогнозування результатів змін та виявлення потенційних перешкод на шляху до бажаного стану.
Як використовувати:
Фасилітатор може створити дерево майбутньої реальності для того, щоб показати команді, як зміняться процеси після усунення основних обмежень. Це допомагає всім учасникам краще зрозуміти кроки, необхідні для досягнення цілей, і сформувати бачення того, як зміняться ключові процеси.
Приклад:
Якщо обмеженням у компанії є нестача ресурсів на виробничому етапі, діаграма Прориву допоможе побудувати модель, що показує, як після розширення виробничих потужностей компанія зможе збільшити випуск продукції і скоротити терміни поставки.
3. Дерево Поточної Реальності (Current Reality Tree)
Опис інструмента:
Цей інструмент дозволяє проаналізувати поточну ситуацію в організації та виявити основні причини проблем.
За допомогою дерева поточної реальності фасилітатор може побудувати логічний ланцюжок причин і наслідків, що ведуть до наявних труднощів.
Як використовувати Current Reality Tree:
Фасилітатор використовує цей інструмент на початку процесу для того, щоб детально проаналізувати, як кожне "вузьке місце" впливає на всю систему.
Це дозволяє глибше зрозуміти, які процеси потрібно оптимізувати в першу чергу.
Приклад Current Reality Tree:
Компанія стикається з проблемою низької продуктивності команди.
Фасилітатор може побудувати дерево поточної реальності, яке покаже,
що проблеми зі звітністю та неправильний розподіл ресурсів спричиняють постійні затримки у роботі.
4. Діаграма Прямих Дій (Evaporating Cloud Diagram)
Опис інструмента ТОС - Діаграма Прямих Дій:
Цей інструмент використовується для виявлення та усунення прихованих припущень, які обмежують рішення проблеми.
Його суть полягає у виявленні парадоксальних ситуацій та пошуку інноваційних шляхів їх вирішення.
Як використовувати Діаграму Прямих Дій фасилітатору:
Фасилітатор допомагає команді зрозуміти,
які припущення є причиною конфлікту або перешкоджають прийняттю правильного рішення.
Після цього команда може знайти нові підходи, які усунуть ці припущення.
Приклад:
У компанії існує думка, що збільшення кількості зустрічей з клієнтами підвищить продажі.
Використовуючи діаграму Прямих Дій, фасилітатор може допомогти команді побачити, що важлива не кількість зустрічей, а їхня якість, що призведе до перегляду стратегії взаємодії з клієнтами.
5. Діаграма Передумов (Prerequisite Tree)
Опис інструмента Prerequisite Tree:
Цей інструмент допомагає визначити передумови для досягнення мети. Діаграма використовується для визначення обмежень, які необхідно усунути, перш ніж можна буде перейти до реалізації певної стратегії чи проекту.
Prerequisite Tree - Як використовувати фасилітатору:
Фасилітатор може допомогти команді визначити конкретні кроки, які потрібно виконати для того, щоб досягти бажаних результатів.
Це допомагає створити чіткий план дій, де кожен учасник розуміє свою роль.
Приклад Prerequisite Tree:
Компанія прагне вийти на новий ринок.
Фасилітатор використовує діаграму Передумов,
щоб показати, що перед виходом необхідно вирішити кілька ключових питань:
- налагодження постачання,
- маркетингова кампанія,
- адаптація продукту до місцевих вимог.
6. Процес Безперервного Поліпшення (POOGI)
Опис інструмента Процес Безперервного Поліпшення (POOGI):
POOGI є основою ТОС і полягає в постійному вдосконаленні системи через ідентифікацію, експлуатацію та усунення обмежень.
Процес Безперервного Поліпшення (POOGI)- Як використовувати: Фасилітатор може застосовувати цей процес для того, щоб постійно аналізувати роботу команди або організації, виявляти нові обмеження та розробляти способи їх подолання.
Приклад Процес Безперервного Поліпшення (POOGI):
Після кожного проекту команда проводить аналіз своєї роботи,
виявляючи нові проблеми та пропонуючи шляхи для їх вирішення,
що допомагає уникати тих самих помилок у майбутньому.
Висновок
Інструменти ТОС надають фасилітаторам можливість:
- Структурувати обговорення:
організація групових дискусій, що підвищує їх ефективність. - Виявляти обмеження:
ідентифікація вузьких місць у системі, які стримують розвиток або знижують ефективність. - Вирішувати конфлікти:
можна аналізувати та вирішувати внутрішні та зовнішні конфлікти в команді. - Пошук нових шляхів розвитку:
ТОС сприяє пошуку інноваційних рішень для розвитку команд та організацій,
що підвищує їх гнучкість у мінливому середовищі. - Підвищення продуктивності:
Використання діаграм Голдратта дозволяє фасилітаторам
покращити продуктивність команди, оптимізуючи процеси та усуваючи обмеження. - Досягнення стратегічних цілей:
Інструменти ТОС допомагають команді зосередитись
на досягненні довгострокових цілей і забезпечують реалізацію стратегічних планів.
Джерела:
- Eliyahu M. Goldratt — The Goal
- TOC Institute — Офіційний сайт ТОС
Курс з ТОС для фасилітаторів, курс з ТОС для керівників.